Észrevételek

"Az ügyviteli szakemberek foglalkoztatásának várható tendenciái a hazai joint-venture és multinacionális cégek tapasztalatai alapján. Ennek várható hatása az ügyviteli szakemberképzésre, ügyviteli tanárképzésre, továbbképzésre" című 2003-ban az Oktatási Minisztérium megbízásából a 16. ügyviteli szakmacsoportban készült tanulmányhoz

A Magyar Gyorsírók és Gépírók Országos Szövetségének - a gyorsírók és gépírók 80 éves érdekképviseleti szervezetének - a tanulmánnyal kapcsolatos észrevételei

1. Az 1) Általános összefoglaló tájékoztatás az ügyviteli munkáról c. bevezető fejezet feltételezi, hogy olvasója tudja, hogy mit értenek ügyviteli munkákon, erről azonban ebben a bevezetésben nem esik szó, hanem mindjárt az elmúlt évtizedekben bekövetkezett változásokról szólnak a tanulmánykészítők. Azzal egyetértünk, hogy valóban nagy változásokat hoztak az új informatikai eszközök, gépek, hiszen az új technikák, gépek alkalmazásával egyes feladatok eltűntek, vagy marginalizálódtak, ugyanakkor újabb munkafeladatok tűntek fel. Az viszont nem érthető, hogy miért kell gyanakvással nézni az írógéppel készült iratokat (3. old.), amikor az irodaautomatizáció folyamataiban még jelenleg is adódhat földrajzi helyzettől függetlenül olyan alkalom, amikor esetenként csak így oldható meg egyes űrlapok kitöltése.

Feltűnő, hogy a tanulmánykészítők a bevezetésben a szakmai követelmények között meg sem említik a gyors, hibátlan adatbevitelt, sőt a szerzők szerint "kimondható, hogy az adatbevitel jelentősége nagyon lecsökkent". Ez így nem fogadható el, mert valóban könnyíti az ügyviteli munkát, hogy a régebbi vagy azonos témában számítógéppel könnyen, gyorsan lehet új leveleket, egyéb iratokat "összeállítani", de nézetünk szerint ezekben az esetekben sem nélkülözhető a hibátlan, gyors adatbevitel.

2. Teljes mértékben egyetértünk azzal, hogy 1993-ban szükségessé vált az Országos Képzési Jegyzékben (OKJ) olyan újabb ügyviteli szakképesítések felvétele, amelyekhez már nem elegendő a 8 általános iskolai végzettség. Úgy gondoljuk azonban, hogy a folyamatos változások, újabb lehetőségek és követelmények jelentkezése, illetve a rész-szakképesítések kialakítása összefüggésben van az egész életen át tartó tanulás lehetőségét biztosító, egymásra épülő képzési rendszer megteremtésével, illetve fejlesztésével az ügyvitel terén is.

3. A 2) Összefoglaló tájékoztató a jelenlegi OKJ szakképzésről c. pont jó kiindulópont a további fejlesztéshez. A szerzők a jövőbeli változtatások érdekében szükségesnek tartják a joint-venture cégeknél szerezhető tapasztalatok megismerését, mert 10-15 éve éppen tőlük indultak el a változások, és tőlük vették át a magyar cégek. Hasznosságát mi sem vitatjuk, de úgy gondoljuk, hogy a magyar közigazgatási hivatalok stb. tapasztalatai, kívánalmai legalább ennyire fontosak, meghatározóak a fejlesztéseknél (7. old.).

4. A 3) Összefoglaló tájékoztató az ügyviteli szakemberekkel szemben támasztott általános munkaadói elvárásokról Magyarországon című pontban (8. old.) a munkaadók és a képző intézmények kompetencia felfogása közötti különbségeket vizsgálják a tanulmánykészítők. Közismert, hogy a munkaadó saját kívánalmainak első perctől eleget tenni tudó munkatársat keres és vár, az oktatási intézmény pedig meghatározott tudás, konvertálható ismeretek átadására vállalkozhat, folyamatos bővítéssel, korszerűsítéssel. Azt a tanulmány is elismeri, hogy kellő szakmai kompetenciára a tanulmányok kapcsán és gyakorlattal tehető szer. Ennek kapcsán azonban részletesebben csak a titkárról szólnak, mintha egyéb ügyviteli munkakörök nem is lennének, vagy mintha legalább is ez lenne az egyetlen etalon.

A tanulmányban olvashatunk a szakmai kompetencia összetevőiről (számítástechnikai ismeretek, idegen nyelv tudása, gépírási jártasság, levelezési ismeretek, az irodai kultúra háttér ismeretei, esetleg a gyorsírás tudása), de ezek szintjéről, egymásra épüléséről nem esik szó. A "gépírástudás irodai szinten, csökkenő presztízzsel és hangsúllyal" jelzett követelmény megfogalmazással viszont nem értünk egyet, mert az irodákban valóban a gépelés napi időigénye csökkent és ez helyes is. Jelentősége, fontossága ezzel arányosan viszont megnőtt, hiszen a tanulmánykészítők a hibátlan, gyors adatbevitelről, kifogástalan levelek készítése szükségességének igényét jelzik.

A szerzők a gyorsírás tudását specifikus adminisztratív feladatokhoz tartják szükségesnek, de arról nem szólnak, hogy milyen munkakörökben, illetve feladatoknál szükséges a gyorsírás, illetve milyen szintű és sebességű teljesítményt tekintik ajánlatos minimális követelménynek az irodai munkafolyamatokban.

5. Személyes kompetencia címszó alatt található a Magyar Titkárnők Országos Egyesülete által kidolgozott titkári munkavégzésre vonatkozó etikai kódex (9. old.). Meglátásunk szerint ezekkel a követelményekkel már a szakmai képzés során is foglalkozni kell, hogy ne érje váratlanul a munkavállalót, előre számíthasson arra, milyen magatartást, viselkedést várnak majd el tőle.

6. A 4) A joint-venture cégeknél végzett felmérés eredményeinek összegezése című pontban (12. old.) leírtakból nem tűnik ki egyértelműen, hogy a 132 kérdőív válaszai mellett hogyan és milyen súllyal esett latba az összegezésben a személyes interjúkból származó értesülések. Feltűnő, hogy a 40 felkért cégből csak 16 válaszolt, s ebből egy helyen azt is jelezték, hogy OKJ szerinti besorolású náluk nem dolgozik. Elgondolkodtató, hogy a megkérdezett cégek az OKJ szerinti megnevezést alig használják, helyettük igen változatos megnevezéseket találtak, a titkárt is csak elvétve írták le, pedig a tanulmány jelentős része a titkárokkal foglalkozik. Hangsúlyozni szeretnénk, hogy az ügyviteli szakmacsoportba sorolt szakképesítések megnevezése mellett a feladatcsoportok/feladatok jellegét, tartalmát, követelményeit is figyelembe kell venni a vizsgálatkor. Ezzel kapcsolatosan viszont kevés támpontot kap az olvasó a munkaformák felsorolásánál, sőt nem jelentős feladatkörnek minősítették a tanulmányban az adatbevitelt, pedig volt olyan cég, ahol kiemelték az adatbeviteli munkatársat.

Feltűnő, hogy nagy a felsőfokú végzettségűek aránya (30%) a vizsgált cégeknél. Ennek egyik oka az, hogy az álláshirdetések a felsőfokú végzettségűeket részesítik előnyben, akik könnyen, gyorsan beletanulnak az ügyviteli feladatokba. Így az intézmények sokszor nem is feltétlenül ügyviteli képzettségűeket vesznek fel az ilyen jellegű feladatok elvégzésére.

A tanulmánykészítők visszatérő megállapítása, hogy csökkent a tízujjas vakírás sebességi követelménye. De nem indokolták, miért! Vagy rá sem kérdeztek?! Miért nem keresték az okát a tanulmánykészítők?! Pár sorral lejjebb viszont kiemelték, hogy nagy munkabírású, precíz munka végzésére alkalmas munkavállalókat mindenütt előnyben részesítik. A tanulmányírók viszont arra nem hívják fel a figyelmet, hogy a mindennapi életben a precíz munkavégzéshez hozzátartozik az adatbevitel gyorsasága, pontossága, ezért fontos és meghatározó szempont az, hogy ezt milyen szinten sajátították el.

7. A tanulmányt olvasóknak nincs alkalmunk a kérdőívekre adott válaszok megismerésére, tehát mi sem tudjuk eldönteni, helyesek-e a levont következtetések. Helyenként mintha ellentmondást észlelnénk. A tanulmányban leírtak alapján nem kaptunk kellő támpontot ahhoz, hogy elfogadjuk a szerzők kérdőívvel kapcsolatos álláspontját, vagy még inkább lehetőséget, hogy a kapott válaszok alapján magunk vonjunk le következtetéseket.

Összegzésként: Mi is időszerűnek és szükségesnek tartjuk az ügyviteli szakemberek képzésének megújítását és a vállalati, intézményi tapasztalatok, vélemények figyelembevételét. (15. old.) "Az oktatási ágazat fejlesztési célkitűzései és a gazdaság elvárásai közeledjenek egymáshoz" elv helyes, de ezzel kapcsolatosan megfelelő következtetések - nézetünk szerint - csak a reprezentatív mintavétel alapján vonhatók le.

8. A szerzők a joint-venture cégeknél és más forrásból szerzett tapasztalataik alapján összegezik a "Várható változások a szakmai kompetencia terén" c. fejezetben. Egyetértünk a következők megállapításokkal: nő az informatika iránti igény, az idegen nyelv tudása egyre általánosabb követelmény lesz, a magyar nyelvű levelezés mellett növekszik az idegen nyelvű iránti is az igény, fontos továbbra is az irodai kultúra, helyenként és esetenként és esetenként bizonyos különleges szakismeretek. De nem fogadható el (mint az előzőekben is már érintettük), a gépírási sebesség jelentőségének csökkenése, hogy a gyorsírás szerepe csak a jegyzőkönyvvezetésre korlátozódjon, legfeljebb a munkaintenzitás fokozására szolgáljon. A Várható változások az iskolázottság mint alkalmazási előfeltétel tekintetében c. pontban első következtetésként írják le a szerzők, hogy "alapfokú előképzettséggel elhelyezkedni irodai munkavégzésre ma már szinte lehetetlen, így kihal a gépíró szövegszerkesztők, gépíró és gyorsírók iránti igény". Ez a megállapítás a szakmánk művelőit viszont abban erősíti meg, hogy az ügyviteli képzés terén a jövőben magasabb fokú, nagyobb sebesség elérésére alkalmas képzési formákat kell bevezetni, nem pedig megszüntetni.

9. A 6) A prognosztizálható munkaadói elvárások változásának hatása az ügyviteli tanárképzésre, főiskolai képzésre c. pontban az ügyviteli tanárképzés - főiskolai képzés témakörben különbséget kell tenni az ügyviteli tanárok képzése és az érettségi utáni főiskolai színtű ügyviteli képzés között.

A tanárképzés gondjait közvetlenül és belülről jól ismerjük. 1975-ben indult a gyorsírás és gépírás tanári szak. Az első évfolyama végzése után nyomban megkezdődtek a szükséges módosítások, korrekciók, amelyek folyamatosan napjainkig is tartanak (a tananyag korszerűsítése, az oktatási változtatásokhoz való igazodás, hangsúlyok áthelyezése, egyes kollégiumok elhagyás, mások beiktatása stb.). A legjelentősebb természetesen az informatika, a számítógépek beépülése volt. De arra is figyelemmel kell lenni, hogy az oktatásban egy-egy változtatás átfutási ideje éveket vesz igénybe, külső szemlélő számára sokszor nem is látható. Például a gépírás és a számítógép összekapcsolása, számítógépes oktató- és javítóprogram készítésének gondolatát főiskolai oktató vetette fel először a Nemzetközi Gépíró és Gyorsíró Szervezet - INTERSTENO - 1989-ben Drezdában megrendezett kongresszusán és magyar gépírás tanárok készítették, illetve dolgozták ki részletesen (országszerte használják is). De arra is fel kellett volna hívni a figyelmet, hogy a legtöbb középiskolában és szakiskolában a tanárképző főiskolán végzettekre bízták a számítógépes alapismeretek elsajátíttatását, vagy olyan tanárokra, akik számítástechnikával kapcsolatos szakképesítés elsajátításával szerezték meg ezt a képesítést, s az iskolák többségében nem a számítástechnikával foglalkozó matematikusok oktatják az ügyvitelhez szükséges számítástechnikai ismerteket.

Szeretnénk a szerzők figyelmét felhívni arra, hogy a 6.2 pont (18. old.) nyitott kaput dönget, ezen már régen túl vagyunk.

Egyébként azt sem értjük, hogy az e fejezetben leírtakkal kapcsolatban miért nem érdeklődték meg a szerzők a Nyíregyházi Főiskolától, mi a helyzet a tanárképzés terén, milyen változások várhatók stb. Így az is tudomásukra jutott volna, hogy a főiskolán az utóbbi években megsokszorozódott a jelentkezők és a felvettek száma és különböző szakpárokban folyik a képzés.

Összegzésként: Örülünk, hogy foglalkoztak ezzel a széles kérdéskörrel, így bizonyos esetekben megerősítették a Magyar Gyorsírók és Gépírók Országos Szövetségének szakmai törekvéseit is. Ezért a fenti észrevételeinket továbbgondolásra méltó kiegészítésnek szántuk.

Budapest, 2004. november 16.

Dr. Kalotay Kálmán

közoktatási szakértő

ny. tanszékvezető főiskolai tanár

a Magyar Gyorsírók és Gépírók

Országos Szövetségének elnöke